Le secrétaire de ville (all. Stadtschreiber) est souvent désigné en français par le terme de chancelier, tout comme le Landschreiber des cantons campagnards. La présence de secrétaires de ville est perceptible en Suisse dès le XIIIe s. A l'origine, il s'agissait de clercs (clerici uxorati), recrutés dans les chancelleries ecclésiastiques et qui travaillaient simultanément pour les autorités religieuses et urbaines (sauf à Berne, qui disposa dès 1230 environ de secrétaires laïques). Les deux types de fonctions (ecclésiastiques et laïques) se séparèrent lentement dès la seconde moitié du XIIIe s. dans les villes d'une certaine importance, mais restèrent liés dans les petites localités jusqu'à l'époque moderne. Dès l'arrivée du notariat, qui pénétra en Suisse à partir du sud-ouest, on vit apparaître des notaires-secrétaires. Dans les villes romandes, dès le XIVe s., c'est toujours un notaire qui dirigeait la chancellerie (souvent à titre accessoire). En Suisse alémanique, les notaires-secrétaires (notaires administratifs) prirent le pas sur les autres dans l'établissement d'actes authentiques. Le secrétaire de ville dirigeait la chancellerie (secondé parfois, dès le XIVe s., par d'autres secrétaires, greffiers du tribunal ou du Conseil, par exemple), s'occupait des procès-verbaux et de la correspondance du Conseil et établissait des actes pour la ville et les particuliers. En outre, il était préposé aux archives et se faisait souvent l'historiographe de la ville. Dès le XVe ou XVIe s., les chanceliers jouèrent un rôle important comme responsables du service d'information central du Conseil, conseillers juridiques, spécialistes de l'administration lors de l'acquisition de nouveaux territoires, ou encore comme diplomates. Jusqu'au XVe s., les secrétaires de ville suisses étaient souvent d'origine étrangère. Ensuite, les autorités choisirent plutôt des indigènes, et, dès le XVIe s., des personnes issues des familles dirigeantes de la ville. Aux XIVe-XVe s., les secrétaires de ville se formaient en partie dans les universités, mais surtout en faisant des stages dans des chancelleries ou en y occupant des postes subalternes. Dès la Réforme, les collèges de jésuites en Suisse et à l'étranger ainsi que les écoles supérieures protestantes devinrent des centres de formation importants, parce qu'ils dispensaient un enseignement juridique.