Ciascuno dei sette Dipartimenti fed. è articolato in grandi unità amministrative, chiamate generalmente uffici fed. Ognuno di essi è posto sotto la responsabilità di un direttore ed è incaricato di un settore delle competenze statali chiaramente delimitato. L'espressione uffici fed. è successiva allo sviluppo, da parte dello Stato fed. fondato nel 1848, di un'Amministrazione federale, fino agli anni 1880-90 ancora poco strutturata. In precedenza furono impiegati termini come "amministrazione" e "ist." o denominazioni molto concrete quale Zecca. La diversificazione crescente dell'amministrazione fed. portò all'introduzione di vocaboli quali "divisione", "ufficio" o "burò" (verso la fine del XIX sec.) e "servizio" (introdotto nel 1914 nella Costituzione fed., art. 103, cpv. 2). L'espressione ufficio fed. fu utilizzata per la prima volta in riferimento a quello delle assicurazioni sociali, istituito dal Dip. fed. dell'economia pubblica nel 1912.
La legge sull'organizzazione del governo e dell'amministrazione del 1997, secondo la quale la creazione di uffici fed. o di altre unità amministrative è di esclusiva competenza del Consiglio fed., costituisce la base legale degli attuali uffici fed. Essa sostituì la legge del 1978 sull'organizzazione e la gestione del Consiglio fed. e dell'amministrazione fed. (nota come legge sull'organizzazione dell'amministrazione), che definiva come uffici fed. i servizi ufficiali chiamati in precedenza perlopiù divisioni. Si incontrano inoltre anche altre denominazioni, in alcuni casi ancora in uso all'inizio del XXI sec., utilizzate in parte per motivi storici, come per l'intendenza del materiale da guerra (dal 2004 base logistica dell'esercito) e il Ministero pubblico. Nel 1973 il DFAE introdusse inoltre il termine "direzione" (ad esempio Direzione dello sviluppo e della cooperazione). Nel DMF, dal 1945 diversi uffici furono riuniti e subordinati a due "aggruppamenti" (saliti a quattro negli anni 1960-70), ciascuno sottoposto a un capo. Negli anni 1990-2000 questa denominazione fu mantenuta solo dall'aggruppamento dell'armamento (dal 2004 armasuisse); di fatto però anche lo Stato maggiore generale (poi Stato maggiore del capo dell'esercito e dal 2009 Stato maggiore dell'esercito), le forze terrestri e le forze aeree restarono unità amministrative a cui sottostavano numerosi uffici o gruppi (la loro posizione corrispondeva quindi pressappoco a quella degli uffici fed.). Il DFI istituì nel 1990 l'unico altro aggruppamento, quello per la scienza e la ricerca (confluito nel 2005 nella segreteria di Stato per l'educazione e la ricerca).
Gli uffici pubblici non erano menz. nei testi giur. che costituivano le basi legali per il XIX sec. (legge sull'organizzazione del 1849, legge sull'organizzazione dell'amministrazione del 1878, decreto del Consiglio fed. del 1887). Sono cit. per la prima volta come unità amministrative nella legge del 1914 sull'organizzazione dell'amministrazione fed. Le revisioni successive procedettero al trasferimento di uffici da un Dip. all'altro, a cambiamenti di nome o di attribuzione delle competenze. Per far fronte a problemi specifici (edilizia, energia atomica, stranieri) in un primo tempo nell'amministrazione fed. si fece spesso ricorso a delegati, poi sostituiti da uffici fed., se l'estensione delle loro competenze lo giustificava. Le variazioni del numero di uffici fed. riflettevano l'ampliamento e la differenziazione delle attività dello Stato in Svizzera. Se l'organizzazione dipartimentale della Conf. rimase relativamente stabile dal 1848 nei suoi tratti fondamentali, la quantità di unità direttamente sottoposte ai Dip. aumentò. Questo incremento è dovuto ai numerosi nuovi compiti conferiti all'amministrazione fed. spesso a seguito di modifiche costituzionali. Negli anni 1990-2000 si è registrata tuttavia un'inversione di tendenza e singoli uffici fed. sono stati sciolti o accorpati ad altri.
I due livelli gerarchici inferiori agli uffici fed. sono spesso chiamati divisioni o sezioni. Si trovano tuttavia anche altre espressioni come "unità principale" (non più in uso), "divisione specializzata", "sezione specializzata" o "divisione principale"; talvolta si rinuncia addirittura a una designazione specifica. Per questo motivo non è sempre possibile risalire dal nome di un'unità amministrativa alla sua collocazione gerarchica. Le segreterie generali dei Dip. sono di fatto spesso paragonabili a uffici fed. per la loro posizione e in parte per le loro competenze.